Comme un menuisier va choisir de bons outils pour travailler le bois, une start-up qui se développe va avoir besoin d’outils pour structurer son travail, et continuer à grandir sereinement.
Parmi ces outils, ceux qui permettent d’organiser le travail de l’équipe et d’organiser les connaissances sont clés.
Si vous êtes un peu bricolo, vous vous êtes peut-être déjà retrouvé dans cette situation où vous devez planter un clou, mais impossible de mettre la main sur votre marteau, alors vous utilisez le manche de votre tournevis pour taper sur votre clou. Ca peut fonctionner, mais ce n’est pas prévu pour, et à la longue, votre manche de tournevis ne va plus ressembler à rien, et vous aurez de + en + de mal à enfoncer vos clous.
Il en est de même pour les outils que vous allez utiliser au quotidien avec votre équipe. Il est important de comprendre à quoi chacun sert. Dans notre radar aujourd’hui, on vous parle d’Asana et de Notion, deux outils bien différents, mais avec quelques zones d’ombres qui pourraient nous inciter à les confondre.
Asana, un outil de gestion du travail
Asana se définit comme un outil de gestion du travail. On pourrait raccourcir en parlant d’outil de gestion de projet, mais la plateforme va plus loin, en proposant notamment des fonctionnalités permettant de répondre à d’autres enjeux, comme :
la gestion et optimisation des activités et process internes,
la priorisation de son travail à l’échelle individuelle,
le lien entre objectifs stratégiques de l’entreprise, et projets / tâches opérationnelles à effectuer,
et la gestion de la charge de travail et des ressources.
Nous aborderons dans cet article la gestion de projets, l’optimisation des process internes et la priorisation de son travail dans Asana.
Gestion de projets dans Asana
Commençons par définir ce qu’est un outil de gestion de projets.
Vous organisez votre prochain séminaire d’équipe ? Il s’agit d’un projet : il y a une date de début, une date de fin, un objectif assez clair, des étapes pour y parvenir, sûrement plusieurs personnes qui vont bosser dessus, etc.
De même, vous déployez votre solution chez un client, il s’agit d’un projet : vous avez des livrables à fournir, vous avez une deadline, c’est-à-dire la date à laquelle vous avez indiqué à votre client que votre solution serait opérationnelle chez lui, etc.
Pour ces types de projets, vous pourriez avoir envie d’utiliser un outil partagé pour :
détailler les étapes
définir qui fait quoi et répartir les tâches
préciser les échéances à respecter pour chaque étape
permettre de suivre l’avancement du projet, s’il est dans les temps ou s’il prend du retard
Un outil de gestion de projets va répondre à cette demande.
Asana, en tant qu’outil de gestion de travail, inclut toute la partie “gestion de projets” :
Vous pouvez créer des projets et les ranger par équipes
Ci-dessus, l’entreprise a créé plusieurs équipes (panneau latéral noir de gauche) : HR, Engineering, Staff, Product, Everyone at Apollo Enterprise… La page de droite présente certains projets de l’équipe “Customer Success” : un projet “CS sprint planning”, un projet “Apollo help relaunch”.
Chaque projet peut être décomposé en liste d’actions (des tâches) à réaliser, et chacune de ces tâches est attribuée à une personne, avec une date d’échéance.
Le projet d’Accueil des nouveaux employés liste l’ensemble des tâches à réaliser lors de l’intégration d’une nouvelle personne dans l’équipe. Chaque tâche est attribuée à la personne qui doit réaliser l’action, avec une date d’échéance. Des informations complémentaires peuvent être ajoutées pour préciser les informations sur chaque tâche : priorité, référent sur le sujet, temps nécessaire pour réaliser la tâche, etc.
Vous pouvez visualiser vos tâches en listes, en tableaux, sous forme de calendrier, ou encore de chronologie.
Vue “Liste” :
Vue “Tableau” (on retrouve une interface proche de celle de Trello – mais qui est l’œuf, qui est la poule, aucune idée et à la limite, peu importe) :
Vue “Calendrier” :
Vue “Chronologie” (Gantt simplifié) :
D’autres fonctionnalités viennent compléter ces éléments de base : fils de discussion pour échanger sur une tâche en particulier ou sur l’ensemble du projet, mise à jour de statuts, modèles de projets pour gagner du temps, etc.
Gestion et optimisation des process internes dans Asana
Les fonctionnalités que nous venons de voir permettent donc de gérer des projets, mais également tous les processus récurrents de l’entreprise, et l’optimisation de ces mêmes processus. Car il est fort probable que votre équipe ne bosse pas uniquement sur des projets.
Il y a plein d’autres activités sur lesquelles les équipes travaillent, et qui ne peuvent pas se résumer à un projet avec une date de fin et des livrables. En fait, il est probable qu’une très grande partie de votre travail consiste à :
Effectuer une activité principale non liée à des projets
Faire en sorte d’améliorer la manière dont vous opérez cette activité
Asana va vous permettre de formaliser ces processus internes, de les clarifier et de les améliorer.
Prenons l’exemple de l’accueil de nouveaux employés. Ce processus interne récurrent, qui va se répéter à chaque arrivée d’une nouvelle personne, va se transformer et s’étoffer au fur et à mesure du développement de votre entreprise, en suivant peut-être ce genre d’étapes :
Pour les premiers recrutements, pas de processus défini. L’intégration s’est organisé de manière informelle, le nouveau membre de votre équipe a été formé sur le tas, en suivant au quotidien une personne déjà là.
Puis, vous structurez ce process en identifiant des tâches incontournables pour l’arrivée de chaque nouveau membre : organisation d’un petit-déjeuner pour présenter le reste de l’équipe, quelques tâches administratives incontournables, etc. Ces tâches sont formalisées dans Asana, et le projet “modèle” est utilisé à chaque arrivée d’une nouvelle personne :
Ce projet “modèle” s’étoffe jusqu’à devenir un véritable parcours d’intégration, avec peut-être une formation étalée sur plusieurs jours, avec des sessions faisant intervenir des personnes de plusieurs équipes, pour présenter l’ensemble des activités de la boîte, la culture, les valeurs, les modes de fonctionnement, les outils de l’entreprise, etc.
Formaliser ces process dans Asana, sous la forme de projets, en faire des modèles pouvant être ré-utilisés à chaque arrivée, permet d’améliorer au fil de l’eau la manière dont les choses s’opèrent dans votre équipe.
Efficacité et priorisation de son travail dans Asana
Enfin, Asana touche aussi à des notions-clés de l’organisation du travail, à l’échelle individuelle.
Pour garder le contrôle sur le travail qu’on a à effectuer, ne pas se retrouver sous l’eau, tenir ses échéances, et gérer ses tâches à haute valeur ajoutée en premier, quelques conditions doivent être réunies :
Il est indispensable d’avoir une to do list
Qui centralise l’ensemble du travail à faire
Et qui permette de prioriser en fonction de l’importance des résultats espérés.
C’est ce que permet l’onglet “Mes Tâches” d’Asana. Cet onglet rassemble l’ensemble des tâches qu’une personne doit effectuer, dans l’ensemble des projets et process auxquelles elle participe.
Avec cette vue centralisée, il est alors possible de s’organiser : trier ses tâches par ordre de priorité ou par date d’échéance, visualiser le travail à faire aujourd’hui ou dans la semaine, sous forme de liste, de tableau, de calendrier, et en triant / filtrant selon les besoins.
Notion, 3 outils en un
Notion, the all-in-one workplace for your notes, tasks, wikis…
Notion revendique 3 catégories de fonctionnalités :
Team wiki : autrement dit, une possibilité de formaliser et structurer les connaissances d’une entreprise
Project & Tasks : comme son nom l’indique, la possibilité de gérer des projets et des tâches
Notes & docs : et enfin, une partie de gestion de notes et d’archivage de documents, typiquement des comptes-rendus de réunion.
Développer un Team wiki dans Notion
Toute entreprise qui se développe fait face à ce besoin : où stocker les informations et les connaissances de l’équipe ?
Un premier réflexe consiste à les formaliser dans des documents Word (ou PDF ou PowerPoint ou Excel ou Keynote, etc.) stockés dans un outil type Dropbox, ou de manière équivalente, dans des Google Docs/Sheets/Slides stockées dans un Google Drive.
Mais très vite, cela pose quelques limites :
Les possibilités d’édition sont limitées : par exemple, comment insérer une vidéo dans un fichier Word, autrement qu’en mettant un lien ?
Il n’est pas possible de créer des sous-documents dans un document, comme on pourrait créer un menu avec des pages et des sous-pages sur un site internet. Résultat, on se retrouve avec des documents très longs, indigestes, où il n’est pas simple de retrouver les informations.
Pour retrouver facilement l’information, et même si cela est contre-intuitif (on en parlera dans un prochain article), il faut éclater l’information.
Notion répond à ces problématiques en permettant à une équipe de réaliser un “Team wiki”, autrement dit, un guide de ces pratiques et process, un intranet, une base de connaissances :
Notion permet de ranger et organiser les données avec son système de pages, sous-pages, sous-sous-pages, vers l’infini et au-delà :
Les possibilités d’édition sont très nombreuses au sein d’une page et permettent d’intégrer des contenus variés, qu’il s’agisse d’éléments importés (image, vidéo, audio, code, fichiers, carte Google Maps, etc.) ou d’éléments intégrés (cases à cocher, listes déroulantes, liste à puces, vue sous forme de galleries, sommaires…), et bien entendu, du texte sous toutes ses formes (titre, paragraphe, utilisation de couleurs…).
Que vous ayez envie de créer une page renvoyant vers d’autres pages, que vous vouliez documenter votre mission et vos valeurs, créer un tableau avec la limite des dépenses autorisées selon le type de dépense, réaliser un annuaire de vos employés renvoyant vers une fiche détaillée pour chacun, vous pourrez le réaliser dans Notion.
L’outil offre également des possibilités de commenter en direct dans les pages et de collaborer avec ses collègues :
Enfin, dernière fonctionnalité à mentionner dans Notion, et non des moindres : les tableaux / bases de données. Ils permettent d’organiser des contenus, et de les visualiser de plusieurs manières. On en montre plusieurs exemples dans la suite de l’article.
Organiser ses notes de réunion dans Notion
Toutes les fonctionnalités mentionnées plus haut permettent de garder un suivi des comptes-rendus de réunions d’une équipe.
Le système de tableaux / bases de données permet de les organiser de différentes manières, de pouvoir les filtrer selon des critères, ou les trier.
Le tableau ci-dessus permet de stocker l’ensemble des CR, de les organiser selon leur type (ici : Standup / Ad hoc / Weekly Sync), d’indiquer leur date de création, et les participants. On peut alors retrouver toutes les réunions auxquelles telle personne a participé par exemple.
Gérer ses tâches et ses projets dans Notion
Notion se présente également comme un outil de gestion de tâches et de projets, grâce à la création de bases de données (tableaux) et à la possibilité de visualiser ces données sous de multiple forme : liste, galerie, calendrier, chronologie (timeline).
Pour gérer ses tâches dans Notion, l’idée est de créer un tableau dans lequel référencer toutes ses tâches, et d’y associer des informations complémentaires, comme le niveau de priorité, qui doit réaliser la tâche, la date d’échéance, le statut de la tâche (à faire / en cours / terminé), etc.
Les possibilités de visualisation sont alors nombreuses.
Vue Calendrier :
Vue Tableau (en filtrant par responsable) :
Vue Tableau (en filtrant selon le statut de la tâche) :
Ou bien encore, vue “Timeline” :
Différences et complémentarité de Notion et Asana
Résumé de l’utilité d’Asana & Notion :
Asana est un outil de gestion de travail qui permet d’organiser les projets d’une équipe, de les détailler en actions (tâches), la plateforme permet également de faire le pont entre objectifs stratégiques et projets opérationnels, et permet de visualiser l’ensemble de son travail, et de le prioriser.
Notion est un outil qui permet de formaliser les connaissances d’une équipe et de prendre des notes, avec une interface ultra fluide et très complète. L’outil permet également de gérer des tâches et des projets grâce aux bases de données.
A première vue, si Asana et Notion étaient sur un ring, on verrait bien Notion mettre Asana KO. En effet, Asana offre des possibilités limitées niveau gestion des connaissances : la plateforme permet de traduire les process de manière concrète, en clarifiant qui est responsable de quoi, mais ne permet pas de les documenter de manière aussi poussée que Notion. On pourrait donc donner la victoire à Notion.
Les avantages de chaque outil
Notion est un outil tellement puissant, avec de telles possibilités, qu’il peut être extrêmement périlleux de savoir ce que l’on veut en faire. Les modèles proposés peuvent permettre d’y voir un peu + clair, mais nécessitent quand même de mettre les mains dedans, et pas qu’un peu. Le coût de paramétrage est donc loin d’être neutre, et mieux vaut avoir des personnes dans votre équipe avec un cerveau ultra structuré pour vous aider à mettre de l’ordre dans tout ça. Est-ce que le temps de paramétrage est vraiment pertinent, quand votre équipe a déjà pas mal de pain sur la planche ? Et qu’il existe par ailleurs des solutions déjà développées ?
Asana a l’avantage de proposer une solution déjà opérationnelle sur l’aspect gestion de projets et de tâches, qui permet d’en cadrer son utilisation. La possibilité intégrée à l’outil d’avoir une visibilité sur l’ensemble de sa to do list, répartie dans tous les projets de la team, permet de gagner en efficacité, en priorisant son travail.
La solution – la complémentarité !
Une bonne solution consiste alors à :
Utiliser Notion comme une formidable base de connaissances (ou d’autres outils équivalents, comme Slite)
Et choisir un outil comme Asana pour gérer son travail et ses projets (ou d’autres outils comme Monday ou ClickUp).
A titre d’exemple, pour la rédaction de cet article :
J’ai utilisé Asana pour planifier mon travail : j’ai un projet “Communication” avec une liste de sujets sur lesquels je souhaite écrire, et une partie “Calendrier éditorial” qui me permet de planifier la publication de ces contenus :
La 1ère section du projet correspond à mon calendrier éditorial : chaque ligne correspond à un post à faire, et à droite, on retrouve les détails : quoi doit publier (moi vu que je gère ma comm’), la date de publication (échéance), et le statut (prêt à être publié). La 2ème section correspond à toutes mes idées de contenus : une idée = une tâche. Je planifie ensuite les moments où je transforme chacune de ces idées en post : j’ai prévu de travailler aujourd’hui sur et article, et mercredi sur les deux prochains. La dernière ligne est encore au stade “Idée”, je n’ai pas planifié encore de date pour travailler dessus (il n’y a pas d’échéance).
Dans les détails de la tâche, j’ai renvoyé vers la page Notion où je mets en forme cet article :
Lorsque je clique sur la ligne “Rédiger l’article pour Tribes”, le panneau latéral de droite s’ouvre et me permet d’ajouter des informations liées à la tâche. Ci-dessus, j’ai complété la description de la tâche en mettant un lien qui renvoie vers la page Notion où je rédige mon brouillon d’article.
Et me voici dans Notion pour la rédaction, avec une jolie petite mise en abîme :
(quand il y a une mise en abîme dans une image, je ne peux pas m’empêcher de penser au paquet de chips avec le vieux monsieur qui tient un paquet de chips, sur lequel il y a ce même vieux monsieur en train de tenir un paquet de chips…)
Concluons : Asana et Notion sont deux outils ultra-complémentaires.
Cela s’inscrit dans la tendance actuelle consistant pour chaque entreprise à sélectionner les outils les + performants dans chaque catégorie, et correspondant le + à ses besoins, et à réaliser des ponts entre ces outils (qu’ils soient automatisés grâce à des connecteurs type Zapier, ou non, comme dans l’exemple ci-dessus avec un simple lien).
Ce n’est un hasard si les contenus se multiplient sur les meilleurs “tool stacks” pour start-up et scale-up. A vous de développer la vôtre !
Si vous avez envie de partager des exemples de votre utilisation d’Asana ou de Notion, n’hésitez pas à interagir et à poster vos messages dans la section « commentaires » ! Ou à me contacter, j'y répondrai avec plaisir !